Auftragsverarbeiter (derjenige, der personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet):
www.afkcob.pl
Auftragsverarbeiter ist die Gesellschaft AFK Centrum Obsługi Biznesu Sp. z o.o. (Kurzname: AFK COB) mit Sitz in 50-559 Wrocław, ul. Świeradowska 51/57, eingetragen im Unternehmensregister des Staatlichen Gerichtsregisters am Sąd Rejonowy dla Wrocławia Fabrycznej we Wrocławiu, VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego (Registergericht) unter der Nummer 0000327942, Steuernummer: 8992664769.
Benutzer , deren personenbezogene Daten verarbeitet werden, werden entsprechend folgendermaßen bezeichnet:
zu a) Firmenwebseiten
zu b) Buchhaltung
zu c) Vermietung des Virtuellen Büros
zu d) Vermietung von Räumen.
AFK COB verarbeitet Personendaten aufgrund der Einwilligung der Person, deren Daten verarbeitet werden (d.h. im Sinne des Art. 6 Abs, 1 Buchstabe A der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung). Gleichzeitig behalten wir uns vor, dass AFK COB zur Wahrung seines berechtigten Interesses zur Verarbeitung personenbezogener Daten befugt ist, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO).
Die im Vorstehenden beschriebenen personenbezogenen Daten werden durch AFK COBsolange verarbeitet, bis die betroffene Person Firmenwebseiten nicht mehr nutzt bzw. Buchhaltung, Vermietung des Virtuellen Büros, Vermietung von Räumen nicht mehr in Anspruch nimmt. Die Verarbeitung personenbezogener Daten endet somit:
zu a) wenn die betroffene Person AFK COB auffordert, ihr Benutzerkonto oder ihre personenbezogenen Daten von Firmenwebseiten zu entfernen
zu b) wenn der Vertrag über Buchhaltungsleistungen aufgelöst oder gekündigt wird oder abgelaufen ist
zu c) wenn der Vertrag über Vermietung des Virtuellen Büros aufgelöst oder gekündigt wird oder abgelaufen ist
zu b) wenn der Vertrag über Vermietung von Räumen aufgelöst oder gekündigt wird oder abgelaufen ist.
Dienstleistung | Ziel der Datenverarbeitung |
| Firmenwebseiten | Zugriff auf Webseiten Informations- und Marketingzwecke. |
| Buchhaltung | Ordungsgemäße Leistungserbringung. |
| Bürovermietung | Ordungsgemäße Leistungserbringung. |
| Vermietung von Räumen | Ordungsgemäße Leistungserbringung. |
Unter Cookies-Dateien sind informatische Daten, insbesondere Textdateien, zu verstehen, welche auf Computern von Internetnutzern gespeichert werden und zur Nutzung von Webseiten dienen. Diese Dateien lassen das Gerät des Nutzers erkennen und die an seine individuellen Präferenzen angepasste Webseite präsentieren. Cookies enthalten meistens den Namen der Webseite auf der sie erzeugt wurden, die Dauer ihrer Aufbewahrung auf dem Endgerät des Nutzers sowie die einmalige Nummer.
AFK COB nutzt drei Arten von Cookies: Session- oder Persistent-Cookies und
Third-party Cookies. Die ersten sind temporäre Dateien, welche lediglich für die Zeit gespeichert werden, bis der Nutzer die Firmenwebseite verlässt, sich als Kunde ausloggt oder die Software (den Browser) schließt. Persistent Cookies bleiben am Endgerät des Nutzers für die Zeit bestehen, die in Parametern von Cookies definiert ist bzw. bis sie durch den Nutzer manuell entfernt werden. Bei den Third-party Cookies handelt es sich um Cookies, die durch Partner von AFK COB ausgespielt werden.
AFK COB nutzt Cookies (Session- und Persistent-Cookies), um Inhalte auf Firmenwebseiten an Präferenzen und Bedürfnisse von Nutzern anzupassen und die Sitzung des Servicenutzers (nach Einloggen) fortzuführen. So braucht der Besucher nicht, auf jeder Unterseite, sein Login und Passwort anzugeben.
Cookies-Dateien sind ebenfalls zur Optimierung von Firmenwebseiten und zur Sicherung ihrer einwandfreien Funktion erforderlich. Weiter werden sie auch zur Vorbereitung von verschiedenen Prüfungen, Auswertungen und anonymen Statistiken genutzt. Mit Third-party Cookies werden multimediale Inhalte präsentiert, die von externen Websites (Drittanbietern) wie z. B. youtube.com. platziert werden. Weiter kommen sie bei der Erfassung von allgemeinen und anonymen statistischen Daten mittels Analytic Tools wie z.B.
Google Analytics, bei der Präsentation spezieller an die Präferenzen des Nutzers angepassten Werbung mittels Online-Werbesysteme wie z.B. Google AdWords sowie bei der Nutzung interaktiver Funktionen zur Popularisierung von Internetseiten über Social Media wie z.B. Facebook.com zum Einsatz.
Der Cookie-Mechanismus lässt es nicht zu, dass personenbezogene Daten oder sonstige vertrauliche Informationen von Ihrem Gerät erhoben werden. Diese Daten werden ausschließlich zu dem Zweck gespeichert, dem Nutzer bestimmte Funktionen zu gewährleisten.
Standartmäßig lassen es Webbrowser zu, dass Cookies auf dem Endgerät platziert werden. Diese Einstellungen können allerdings so geändert werden, dass die automatische Unterstützung von Cookies in Einstellungen des Webbrowsers gesperrt ist oder dass der Nutzer über jede Platzierung von Cookies an seinen Geräten informiert wird. Detaillierte Informationen über Möglichkeiten und Methoden des Umgangs mit Cookies sind in Einstellungen Ihres Webbrowsers verfügbar.
Durch Ausschalten von Cookies ist die richtige Funktion von Firmeninternetseiten nicht mehr möglich.
AFK COB ist Distributor des ERP-Systems enova365. Firma AFK COB verwaltet personenbezogene Daten von Unternehmen, welche das System enova365 nutzen und die ihr ihre Daten zur Verarbeitung überlassen haben. Obwohl die Überlassung personenbezogener Daten zur Verarbeitung keine Pflicht ist, kann ohne sie keine Buchhaltung geführt werden.
Mit ERP-System enova365 können vom Nutzer auch personenbezogene Daten eingegeben werden, deren Auftragsverarbeiter er selbst ist (Daten von seinen Geschäftspartnern, Mitarbeitern oder sonstigen Partnern). AFK COB kann diese Daten nicht verarbeiten, sie stellt dem Nutzer lediglich enova365 als Werkzeug zur Datenverarbeitung zur Verfügung. Aufgrund der Spezifik von enova365 werden die in System eingegebenen Daten auf Servern von AFK COB. gespeichert. Die Verarbeitung aller so überlassenen Daten wird stets gemäß Art. 28 u. ff. Datenschutz-Grundverordnung geführt. AFK COB übernimmt in diesem Fall die Rolle des Verantwortlichen.
Um eine ordnungsgemäße Leistungserbringung zu gewährleisten, wird AFK COB auch alle sonstigen Daten verarbeiten, die ihr durch ihre Kunden überlassen werden. Diese Daten können an AFK COB entweder per Post oder Kurier, persönlich, per E-Mail oder durch sonstige Kanäle elektronischer Kommunikation übermittelt werden.
Um die Sicherheit der überlassenen personenbezogenen Daten zu gewährleisten, verpflichtet sich AFK COB diese Daten unter Beachtung von definierten Sicherheitsgrundsätzen und unter Einsatz von allen verfügbaren technischen Mitteln zu verarbeiten. Die von AFK COB zum Zugriff auf verarbeitete personenbezogene Daten berechtigten Personen sind verpflichtet, die vorstehenden Regelungen einzuhalten und sowohl verarbeitete Inhalte als auch die zum Einsatz kommenden Maßnahmen vertraulich zu behandeln.
AFK COB behält sich das Recht vor, personenbezogene Daten an Dritte –
Unteraufragnehmer und Dienstleistungsanbieter (z.B. Rechenzentren, Anbieter von IT-Lösungen für Kundenservice) weiterzugeben. Den genannten Dritten wird der Datenzugriff im möglichst geringen für die Erbringung der jeweiligen Leistung erforderlichen Umfang gewährt. Der berechtigte Unterauftragnehmer bzw. Leistungsanbieter ist verpflichtet, Grundsätze und Vorgaben in Bezug auf die Sicherheit der verarbeiteten personenbezogenen Daten zu beachten.
Zusätzlich kann AFK COB von Amtes wegen verpflichtet werden, die verarbeiteten personenbezogenen Daten Gerichten, Staatsanwaltschaften, Polizei, Finanzbehörden oder anderen Einrichtungen und berechtigten Institutionen, die laut Gesetz berechtigt sind, solche Daten anzufordern, zur Verfügung zu stellen.
AFK COB betont ebenfalls, dass die ihr überlassenen personenbezogenen Daten an Server in Drittländern übermittelt werden können, wobei sie gleichzeitig dafür sorgt, dass ihre Geschäftspartner ein Privacy Shield besitzen oder Mustervertragsklauseln anwenden.
Die ihr zur Verarbeitung überlassenen personenbezogenen Daten werden durch AFK COB weder verkauft noch an unbefugte Dritte überlassen. Die Verarbeitung von überlassenen personenbezogenen Daten durch Dritte, die von AFK COB beauftragt wurden, dient ausschließlich einer schnellen und reibungslosen Leistungserbringung.
AFK COB erklärt, dass die ihr überlassenen Daten auch an Dritte, d.h. Rechtsanwälte, Steuerberater und sonstigen Fachleute, die im Rahmen der Leistungserbringung mit AFK COB COB zusammenarbeiten, übermittelt werden können. Die Daten werden ihnen nur in einem Umfang zur Verfügung gestellt, der für eine ordnungsgemäße Leistungserbringung notwendig ist und nachdem diese Dritten zur Beachtung der bei AFK COB geltenden Regeln zur Sicherheit der Verarbeitung personenbezogener Daten verpflichtet wurden.
Mit der Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten kann der Nutzer gleichzeitig seine Zustimmung zum Erhalt von Marketing- und Werbeinformationen von AFK COB im Sinne des Gesetzes vom 18. Juli 2000 über die Erbringung von Leistungen auf elektronischem Wege erteilen. Die E-Mail-Nachrichten, die er aufgrund seiner Einwilligung erhält, enthalten Marketing- und Werbeinformationen sowie Mitteilungen und Handbücher zu allen rechtlichen Normen, welche für Unternehmen in Polen und in der Europäischen Union verbindlich sind. Weiter werden auch Informationen zu neuen Funktionen der Webseite sowie Angebote von AFK COB und ihrer Partner versendet.
Bezüglich Art. 14 Abs. 1 und 2 Datenschutz-Grundverordnung möchten wir Folgendes mitteilen:
Gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO und dem Erwägungsgrund 47 darf AFK COB beim Vorliegen eines überwiegenden berechtigten Interesses des Auftragsverarbeiters personenbezogene Daten für Zwecke des Direktmarketings verarbeiten. Personenbezogene Daten im folgenden Umfang: Firma, Vorname, Name, Geschäftsanschrift, Korrespondenzadresse, E-Mail, Steuernummer, REGON, Beginn der Unternehmenstätigkeit, PKD werden aus dem öffentlichen CEiDG-Register beschafft. Empfänger personenbezogener Daten ist Poczta Polska SA (Korrespondenzadresse). Die Daten werden weder für einen automatisierten Entscheidungsprozess genutzt noch an einen Empfänger im Drittland weitergegeben.
Die Dauer der Aufbewahrung von Daten entspricht der Zeit, die für die Vorbereitung einer Werbepostkarte notwendig ist. Zum Zeitpunkt des Versands werden diese Daten in der Marketing-Datenbank gelöscht.
Eine betroffene Person, deren Daten beschafft wurden, ist berechtigt, Zugriff auf ihre personenbezogenen Daten, ihre Berichtigung oder Einschränkung der Datenverarbeitung zu verlangen. Weiter darf sie der Verarbeitung und Übertragung ihrer personenbezogenen Daten widersprechen und zum beliebigen Zeitpunkt ihre Einwilligung widerrufen, ohne dass sich dieser Widerruf auf das Recht zur Datenverarbeitung, welches vor dem Widerruf beansprucht wurde, auswirkt. Sollte die betroffene Person der Überzeugung sein, dass die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten gegen Bestimmungen der DSGVO verstößt, ist sie berechtigt, beim Vorsitzenden der Datenschutzbehörde (PUODO) eine Beschwerde einzulegen.
Eine Person, deren personenbezogene Daten durch AFK COB, verarbeitet werden, darf folgende Ansprüche geltend machen:
Im Falle der Veröffentlichung von Daten im vorstehenden Sinne kann die betroffene Person AFK COB auffordern, vertretbare Maßnahmen
(unter Berücksichtigung von Kosten und verfügbaren Technologien) zur Mitteilung ihres Löschungswunsches anderen mit der Verarbeitung von Kopien und Vervielfältigungen ihrer personenbezogenen Daten beauftragten Auftragsverarbeitern vorzunehmen (sog. Recht auf Vergessenwerden);
In der Zeit der eingeschränkten Verarbeitung personenbezogener Daten ist AFK COB berechtigt, diese Daten aufzubewahren. Ihre Verarbeitung ist nur mit Zustimmung der betroffenen Person zulässig bzw. darf auch zur Feststellung, Geltendmachung bzw. Verteidigung ihrer Ansprüche bzw. zum Schutz von Ansprüchen einer anderen natürlicher oder juristischer Person oder auch im Zusammenhang mit besonderem öffentlichen Interesse der EU oder eines EU-Mitgliedsstaates vorgenommen werden.
AFK COB darf die Erfüllung der oben genannten Ansprüche nur dann verweigern, wenn es durch geltende Rechtsvorschriften, insbesondere durch DSGVO begründet ist.
Um eventuelle Zweifel zu vermeiden, ist zu betonen, dass jede Person, die in die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten eingewilligt hat, zur Einschränkung der Datenverarbeitung und/oder zum Widerruf ihrer Einwilligung berechtigt ist. Des Weiteren kann sie AFK COB zur Löschung ihrer personenbezogenen Daten auffordern. AFK COB behält sich vor, dass aufgrund der Spezifik von Firmenwebseiten solche Forderung zur Sperrung mancher Funktionen dieser Seiten bzw. zur vollständigen Löschung des Nutzerkontos führen kann.
Die im Vorstehenden erwähnten Ansprüche können durch die betroffene Person auf folgende Art und Weise beansprucht werden:
Unabhängig von Rechten, die in vorstehenden Absätzen besprochen wurden, steht der betroffenen Person das Recht zu, gegen die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten Einspruch zu erheben. Es handelt sich um die Datenverarbeitung, welche
Sollte ein Einspruch erhoben werden, verpflichtet sich AFK COB die Verarbeitung personenbezogener Daten unverzüglich einzuschränken und zwar unter Beachtung von Regeln, die im vorangehenden Abschnitt beschrieben wurden. Ist der Einspruch berechtigt, werden personenbezogene Daten durch AFK COB gelöscht, sofern ihre Verarbeitung zu Zwecken, die keine Marketingzwecke sind, durch wichtige, gesetzliche Grundlagen nicht begründet ist und die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person nicht überwiegen. Das gilt auch für den Fall, wenn diese Daten als Grundlage zur Festsetzung, Geltendmachung oder Verteidigung von Ansprüchen dienen. Sollte ein Einspruch gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten für Zwecke des Direktmarketings erhoben werden, verpflichtet sich AFK COB diese Art von Datenverarbeitung einzustellen.
Die betroffene Person kann auf folgende Art und Weise Einspruch erheben:
Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten führt Aufsicht über die Sicherheit der Verarbeitung personenbezogener Daten und sorgt für die Umsetzung aller Rechte betroffener Personen.
In jeder Angelegenheit im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten ist der Verantwortliche über die E-Mail- Adresse rodo@AFK COB.pl bzw. über die Post, Adresse: AFK COB – AFK Centrum Obsługi Biznesu Sp. z o.o. mit Sitz in Wrocław, ul. Świeradowska 51/57, 50-559 Wrocław erreichbar (Ergänzung: an den Auftragsverarbeiter
/Datenschutzbeauftragten).
Betroffene Personen sind auch berechtigt, ihre Beschwerden bei dem örtlich zuständigen Aufsichtsorgan d.h. beim Vorsitzenden der Polnischen Datenschutzbehörde (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych), Adresse: 00-193 Warszawa, ul. Stawki 2 einzureichen.
In Angelegenheiten, die durch diese Datenschutzbestimmungen nicht geregelt sind, gelten allgemeine Rechtsvorschriften, insbesondere Datenschutz-Grundverordnung.
AFK COB behält sich das Recht vor, diese Datenschutzbestimmungen zu ändern. Die jeweils gültige Version der Datenschutzbestimmungen wird auf der Unterseite https://www.afk-cob.pl/de/polityka-prywatnosci veröffentlicht. Informationen zu Änderungen der Datenschutzbestimmungen werden an Personen übermittelt, die entsprechende Einwilligungen in die Verarbeitung personenbezogener Daten erteilt haben und zwar in dem Umfang, der die Versendung angemessener Mitteilung über elektronische Post ermöglicht.
Diese Datenschutzbestimmungen treten am 29.10.2018 in Kraft.